Документооборот в бизнесе

Надлежащий документооборот бизнесе

1) Бизнес – это не только умение купить и продать товар, работу, услугу. Это еще и умение сплотить коллектив, внедрить системы мотивации, наладить взаимодействие структурных подразделений, наладить документооборот. Вот о документообороте, как составной части высокоразвитого бизнеса хотелось бы сказать пару слов. Я видел руководителя – хозяина компании, который неплохо торговал с Китаем, закупал у них ламинат, продавал его здесь в Казахстане и все было не плохо, но поставки из Китая не поспевали за потребностями казахстанского рынка. При этом на столе у этого руководителя валом лежали кипы документов (договоров, писем и т.п.), которые при здравствующей секретарше некому было разобрать. В конце концов, партнеры перестали ждать китайский товар и нашли другие источники поставок.

2) Шеф понял, что нужен юрист, чтобы тот произвел сортировку и разложил бы документы по своим местам. Разве это правильно, при живом то секретаре? Оказывается, правильно. Дело в том, что есть нормативные акты, регулирующие документооборот в организациях всех форм собственности и вот тут то без помощи юриста секретарю и даже референту не обойтись. Это то что касается документооборота по, так называемой, хозяйственной части, по основной деятельности. Но есть же еще бухгалтерский учет. Документооборот в бухгалтерском учете также регулируется законодательными актами по бухгалтерскому учету и отчетности. Бардак в документах, будь то переписка, будь то договора, будь то бухгалтерия съедает массу времени, отнимая его от основной хозяйственной деятельности.

3) Бизнес нужно начинать с регистра, в который вы подшиваете учредительные документы вновь созданного предприятия, каждый документ – в отдельный прозрачный файл.

Вопрос бухгалтерских регистров я сознательно опускаю так как предполагаю, что на начальном этапе бухгалтер, скорее всего, внештатный, удаленный. К тому же не каждый бухгалтер допустит юриста к своему документообороту (у каждого свои амбиции). После регистра с учредительными документами фирмы или ИП, следует организовать регистры входящей и исходящей корреспонденции отдельно, регистр договоров. По мере развития бизнеса, развивается и документооборот.

4) Из одного регистра договоров, создаются два и более по количеству поставщиков, покупателей, партнеров, по годам. То же самое происходит и с корреспонденцией. Но вернемся к «нашим» китайцам. Моя мысль в том, что между горой договоров и документов на столе у хозяина фирмы и срывами поставок есть прямая связь. Не стану сейчас развивать эту тему, отдам ее вам на растерзание. Пишите ваше мнение, мне будет интересно: каким образом отсутствие документооборота в компании повлекло разрыв хозяйственных связей с иностранным партнером? Используйте для вашего ответа форму обратной связи для вопросов юридического характера.